Bien choisir son ERP : un levier clé pour l'avenir de votre activité de formation

Tout dirigeant d’OF-CFA le sait, la gestion pédagogique, administrative et financière des formations est un défi quotidien auquel sont associées toutes les forces vives d’une structure !

Avec l’augmentation des effectifs d’apprentis, la nécessité de gérer de manière efficace le flux de candidatures, le devoir d’assurer des échanges d’informations réguliers avec l’entreprise, l’obligation de transmission de données financières liées à l’activité et de parution des résultats d’insertion et d’examens, il est aujourd’hui impossible de gérer un OF-CFA sans un bon logiciel de gestion connecté.

Les ERP (Enterprise Resource Planning) peuvent vous simplifier la vie.

Imaginez un outil qui automatise les tâches chronophages, centralise les informations et vous aide à assurer le suivi des formations tant d’un point de vue pédagogique que financier.

Ce n’est pas de la science-fiction mais une réalité, car ces outils existent déjà.

Alors comment trouver l’ERP qui colle vraiment aux besoins de votre organisme de formation et réponde à TOUTES les facettes de votre activité ?

Suivez le guide !

D’abord définir vos besoins et objectifs

L’offre est pléthorique, mais tous les ERP ne proposent pas de solution à 360° permettant de couvrir l’ensemble des besoins d’un OF-CFA.

Alors, avant de plonger dans le catalogue des logiciels de gestion, prenez un temps pour définir ce que vous attendez vraiment d’un tel outil.

Vous pensez pouvoir vous passer de cette étape ? Erreur, cette réflexion préalable (que vous pouvez faire avec vos équipes) vous permettra de faire le bon choix sans vous tromper de solution. Elle vous fera donc gagner du temps et de l’argent, car c’est un fait : il a plusieurs logiciels de gestion sur le marché mais peu d’entre-deux ont une offre complète et évolutive.

💡Notre conseil pour avoir une vision micro et macro de ce qu’il vous faut et n’oublier aucun élément-clef

• Quelles sont mes obligations en tant qu’OF-CFA ? 
  Communication en direction des candidats, gestion transparente du recrutement, relations avec les entreprises, suivi pédagogique, remontées liées à mon activité…
• Quelles sont les tâches qui sont les plus chronophages où à risque d’erreurs pour mes équipes et qui pourraient être améliorées par l’utilisation d’un ERP ? 
  Gestion des inscriptions, des plannings, suivi des apprentis, collecte des données financières, facturation OPCO…
• Quels outils j’utilise déjà ? 
  Faut-il une interconnexion avec un LMS, un CRM ou un logiciel comptable ?
• L’ERP peut-il centraliser des tâches actuellement faites via plusieurs logiciels ?
  Il ne faut pas que ce soit un énième outil mais bien celui qui permettra de centraliser toute votre activité. Vous me voyez venir… en plus d’être efficace votre organisation sera efficiente et vous pourrez optimiser vos dépenses de logiciels !
• Qui utilisera l’ERP ? 
  C’est très important pour en assurer le déploiement et l’utilisation : personnels administratifs, formateurs, apprentis, maitres d’apprentissage… Qui seront les utilisateurs ? 
  Chacun doit y trouver son compte.

Les critères de sélection d’un ERP pour une activité de formation

Couverture fonctionnelle : les indispensables

💡Notre conseil

Un logiciel de gestion performant qui offre une vision à 360° vous aide à tout gérer sans surprise. Alors le mieux est de choisir un ERP qui cumule :

• Gestion des candidatures et du recrutement
• Génération automatique des documents administratifs : contrats de formation, d’apprentissage, conventions, attestations… tout est prêt en quelques clics.
• Gestion des cursus et des référentiels de compétences
• Planification simplifiée des emplois du temps, salles, formateurs,
• Communication administrative avec l’entreprise (Absences, résultats)
• Suivi des compétences acquises en centre et en entreprise avec une interface dédiée aux maitres d’apprentissage
• Gestion financière : facturation du coût contrat, 1^er équipement, frais annexes (hébergement, repas), majoration pour les apprentis en situation de handicap… 
  Pensez à vos équipes : tout doit être simplifié.
• Remontées financières obligatoires : de l’enquête SIFA, du BPF, des données de comptabilité analytique…
• Parutions des résultats : taux d’insertion, taux de réussite aux examens…

🍒 La cerise sur le gâteau

Un bon ERP vous permet aussi de préparer vos conseils de perfectionnement en vous permettant par exemple de sortir et comparer des données d’une année sur l’autre.

Facilité d’utilisation et accessibilité

Votre ERP doit être simple à utiliser. Imaginez un formateur ou un maitre d’apprentissage qui passe 30 minutes à chercher la fiche d’un apprenti où saisir des informations… décourageant, non ?

Préférez une interface intuitive et un accès cloud pour travailler partout, que vous soyez en entreprise, en centre. Sur ordinateur comme sur téléphone ou tablette.

Idéalement l’ERP devrait proposer des portails :

• Apprenant : un espace en ligne pour les candidats qui leur permette de s’inscrire mais aussi de suivre les différentes étapes de leur recrutement, d’avoir accès aux convocations, de transmettre les documents demandés, voire de retrouver des documents pédagogiques et suivre leurs progrès.
• Formateur : un espace réservé qui permette de renseigner les contenus de formation, progressions pédagogiques, sujets d’examens, évaluations…
• Entreprise : un espace partagé permettant le suivi du contrat et de la convention mais aussi les états de présences et absences ainsi que les notes de l’apprenti.  
• Maitre d’apprentissage : un espace partagé avec l’équipe pédagogique qui permette de répartir les compétences à acquérir entre le centre de formation et l’entreprise, évaluer la progression, planifier les visites…
• OPCO : pour transmettre toutes les données liées à la facturation via les API qui permettent d’interconnecter votre logiciel aux logiciels de facturation des OPCO.

Conformité réglementaire et sécurité des données

Un ERP dédié à la formation doit répondre à des exigences strictes en matière de réglementation et de protection des données.

La gestion des formations est encadrée par des normes précises et votre ERP doit permettre de répondre aux obligations légales :

• Respecter les exigences de Qualiopi 
  Un bon logiciel de gestion facilite la production des éléments de preuves nécessaires à la certification et à son renouvellement. Une démonstration à l’auditeur à partir d’une fiche apprenti peut permettre de répondre à plusieurs indicateurs et prouver la conformité de vos pratiques de recrutement, suivi et relations entreprises pour les formations dispensées.
• Assurer une remontée des données financières fiables aux pouvoirs publics
  En générant automatiquement les données liées à votre activité en respectant les calendriers imposés. Tous les logiciels de gestion n’offrent pas cette possibilité, aussi si c’est une tâche critique pour vos équipes, à vous de faire le bon choix d’ERP !

Les CFA et OF manipulent des données sensibles : informations personnelles des apprentis, contrats, résultats pédagogiques... L’ERP choisi doit garantir une sécurité optimale avec un enregistrement des données en France ou dans l’union européenne :

• Une conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : gestion des consentements, droit à l’oubli, anonymisation des données sensibles.
• Un stockage sécurisé : chiffrement des données, hébergement sur des serveurs conformes aux standards européens.
• Des sauvegardes automatiques : pour éviter toute perte d’informations en cas de panne ou de cyberattaque.
• Un accès contrôlé aux informations : gestion des droits utilisateurs à l’interne pour éviter que des données sensibles ne soient accessibles à tous.
  
  

Enfin un bon ERP doit être capable de s’intégrer à votre organisation en assurant une interopérabilité avec les outils existants quand c’est possible ou nécessaire. Par exemple, vous pourriez avoir besoin que votre ERP puisse se connecter avec les :

• Plateformes LMS si vous faites de la formation à distance.
• Outils de gestion RH pour éviter la double saisie et si vous souhaitez par exemple vous en servir pour élaborer les plans de charge de vos formateurs.
• Outils de gestion comptable
• Et évidemment les systèmes d’information des OPCO et autres financeurs.

Comparer les solutions du marché

Il existe plusieurs catégories d’ERP dédiés à la gestion de la formation :

• ERP généralistes adaptés aux CFA et OF avec une offre à 360° capable de répondre à l’ensemble des besoins d’une structure.
• Des solutions intermédiaires, axées sur un domaine uniquement : démarches administratives ou facturation ou suivi pédagogique…
  
  

💡Notre conseil

Demandez une démo et testez plusieurs solutions avant de faire votre choix. Vous verrez que peu de logiciels offrent une gamme complète de services.

Préparer le déploiement de l’ERP

Si vous avez bien suivi tous nos conseils, vous avez normalement fait le bon choix pour votre structure, reste maintenant à déployer l’outil. Là aussi vous devez avoir le nez fin.

Voici nos dernières recommandations !

Conseil numéro 1 sur cette phase 

Impliquer très tôt les équipes et faites appel à des ambassadeurs

Les utilisateurs finaux doivent être impliqués dès le début. Pourquoi ne pas associer un groupe représentatif des métiers de votre structure, sorte d’ambassadeurs internes pour assister aux démos et leur permettre de tester les outils ? Un collaborateur qui essaye l’ERP en amont et convient de son utilité pratique, sera plus enclin à l’adopter par la suite et à en faire la promotion interne.

Une fois votre choix effectué, pour éviter les résistances, partez des constats que vous aurez dressés au départ (CF : Définir vos besoins et objectifs) et démontrer à l’aide des ambassadeurs internes que l’ERP permet d’optimiser la gestion de tâches critiques pour votre organisation. Mettez en avant le fait que l’ERP permettra de réduire le temps consacré à ces tâches, parfois ingrates, mais aussi d’étendre l’éventail de compétences et de valoriser le travail fait par les différents acteurs.

Conseil numéro 2 sur cette dernière étape

Choisir un ERP qui offre un service support et un accompagnement de qualité

Le choix d’un ERP ne s’arrête pas à ses fonctionnalités. Imaginez investir dans un outil… et ne pas pouvoir obtenir de l’aide en cas de problème.

Optez pour un éditeur qui propose :

• Un support technique joignable et réactif.

• De former vos équipes de manière adaptée aux besoins de chaque utilisateur.

Et qui assure des mises à jour régulières pour suivre les évolutions du secteur.

Votre ERP doit pouvoir évoluer avec votre catalogue de formations mais aussi et surtout avec votre structure. Prévoyez des bilans réguliers pour ajuster son utilisation et optimiser vos processus.

Choisir un ERP, c’est un investissement stratégique. En prenant le temps d’analyser vos besoins, de comparer les solutions et d’impliquer vos équipes, vous maximisez vos chances de réussite.

Un bon logiciel de gestion, c’est celui qui répond à l’ensemble de vos besoins, vous simplifie la vie, pas celui qui la complique !