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Université Paris Saclay : l'excellence des formations
L’Université Paris Saclay est l'une des plus grandes universités de France, connue pour son excellence en recherche et innovation. Elle est un maillage unique de 5 facultés, 3 IUT, 5 grandes écoles, 2 universités membres associés et 7 organismes de recherche. En plus de ses programmes académiques, elle a récemment intensifié son offre d'apprentissage et créé un nouveau CFA.
Problématiques rencontrées par l'université
1 · Outils obsolètes pour gérer la formation continue
L'université utilisait des outils de formation continue obsolètes, ce qui compliquait la gestion et le suivi des inscriptions ainsi que la production des documents administratifs.
2 · Gestion manuelle des inscriptions et des contrats
La gestion manuelle des inscriptions et des contrats représentait une charge de travail chronophage pour les équipes, multipliant les étapes répétitives et augmentant le risque d’erreurs, ce qui ralentissait les processus administratifs.
3 · Difficultés à gérer l'assiduité
La gestion de l’assiduité des apprentis était également fastidieuse et nécessitait de s'outiller avec une solution adaptée.
4 · Manque de communication entre les systèmes d'information
Le manque de communication entre les différents systèmes d'information augmentait le risque d'erreurs lié aux ressaisies et ralentissait considérablement les processus administratifs et le traitement des factures.
Solution : automatisation des process avec YPAREO
La montée en puissance de l’offre de formation a conduit l’Université Paris Saclay à déployer YPAREO pour gérer l’activité formation continue et l’alternance.
La solution complète YPAREO remplace les outils obsolètes de l'université. Une multitude de fonctionnalités avancées permet une gestion de l'ensemble de l'activité de formation.
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Simplification de la gestion administrative
La simplification du process d'inscription, la gestion de l’assiduité pour l'apprentissage, ainsi que la contractualisation avec la signature électronique des contrats ont permis d'accélérer et sécuriser les traitements. De plus, l’automatisation du processus jusqu’à la télétransmission des contrats aux OPCO a accéléré les prises en charge, les paiements ainsi que le volume de dossiers traités.
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Interopérabilité avec les autres systèmes
Ouverte, la solution communique efficacement avec les applications tierces et systèmes d'information des institutionnels (France Compétences, Mission Apprentissage...) et des financeurs (OPCO, France Travail...).
Déploiement de l'ERP YPAREO
La mise en place de la solution a été progressive, avec un groupe de 50 utilisateurs répartis en deux catégories : les assistants de formation, qui gèrent les contrats, et les responsables pédagogiques, chargés du suivi des apprentis. Le déploiement a été accompagné de formations régulières, organisées pour garantir une montée en compétences rapide et efficace des équipes. YPAREO a permis une transition fluide vers un système de gestion plus moderne.
"Le point fort d'YMAG est sans conteste l'accompagnement et la réactivité du service de hotline. Nous constatons une réponse systématique dans les 24 heures, ce qui est vraiment appréciable. Nous n’avons jamais eu à relancer pour obtenir une réponse, et les réponses fournies nous permettent d'apporter des solutions rapides."
Nicolas Liebeaux, Directeur Adjoint FC Apprentissage Université Paris Saclay
Résultats
Depuis l'adoption d'YPAREO, l’Université de Paris Saclay a constaté des améliorations significatives :
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Modernisation et centralisation
La solution a remplacé les outils obsolètes, offrant une plateforme moderne et centralisée, permettant un suivi en temps réel des informations clés. Chaque service peut accéder à des indicateurs de performance (KPI) spécifiques, facilitant une prise de décision plus rapide et une meilleure gestion des ressources et de l'activité.
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Missions sécurisées et productivité boostée
L'automatisation permet de sécuriser les tâches et de gagner du temps à réinvestir dans des actions à plus forte valeur ajoutée.
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Traitements des dossiers d'apprentissage simplifiés et accélérés
YPAREO permet de télétransmettre les factures d'apprentissage et les certificats de réalisation à l'OPCO via API, évitant les doubles saisies. Cette automatisation réduit drastiquement les délais de traitement et optimise l'efficacité administrative.
La solution YPAREO a permis à l’Université Paris Saclay de moderniser ses processus administratifs, d'automatiser les tâches répétitives, et et de mieux absorber l’offre croissante de son catalogue de formation.
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