GED

GED est l’acronyme de gestion électronique documentaire. Il s’agit d’un procédé qui consiste à archiver au format électronique l’ensemble des documents d’une entreprise. Cette approche a pour objectif de transformer l’ensemble des documents physiques d’un CFA ou d’un organisme de formation professionnelle au format numérique afin d’en simplifier et automatiser l’archivage, le classement et l’indexation.

La notion de GED s’applique tant aux documents format papier numérisés et injectés dans la base de données d’un système d’information, qu’aux documents qui sont générés, nommés et classés automatiquement via une fonctionnalité ou un processus d’une solution logicielle.

GED : quels avantages clés pour le centre de formation ?

• Gains de temps : un moteur de recherche permet de retrouver rapidement et facilement des documents indépendamment de leur ancienneté
• Gains économiques : exit les coûts liés à l’impression, au classement et stockage des documents papiers
• Durabilité et sécurité : stockés sur des serveurs sécurisés, les documents sont sauvegardés et préservés des vols, pertes et autres détériorations
• Facilité de mise en œuvre : les logiciels modernes proposent nativement des fonctionnalités de type GED
• Partage et collaboration : toute personne accédant au système d’information peut solliciter la GED pour accéder à un document en totale autonomie

La quasi-totalité des documents du processus formation générés via nos applications et stockés au sein de la base de données de nos logiciels bénéficie des puissantes fonctionnalités de la gestion électronique documentaire. 

 

Exemples de documents du process formation stockés automatiquement en GED avec un logiciel YMAG

• Convention de formation
• Attestation de présence
• Contrat d’apprentissage, de professionnalisation (signé électroniquement)
• Convention d’aménagement de durée
• Contrat de mission vacataire
• Droit à l’image
• Règlement intérieur
• Etc…

En résumé, la GED est un outil puissant pour optimiser l'efficacité de l’organisation d’un établissement de formation, économiser du temps et des ressources précieuses, et garantir la sécurité de l’ensemble des documents, contrats inclus. La gestion électronique documentaire représente une avancée significative dans le processus de digitalisation de l’activité des organismes de formation.