Feuille de présence numérique

La feuille de présence, un document central et indispensable à l'activité formation

S’appliquant à chaque CFA ou structure de formation, la feuille d’émargement ou feuille de présence constitue un document indispensable et essentiel pour faciliter les démarches de financements auprès des OPCO et autres organismes financeurs. Elle permet de centraliser et de justifier les présences (et absences) des stagiaires auprès des formateurs.

L’émargement numérique en illimité avec nos logiciels pour organismes de formation

La feuille d'émargement dématérialisée permet de faire signer numériquement les apprenants présents à une séance de formation en présentiel ou en distanciel, via de multiples supports digitaux à leur disposition (smartphone, tablette ou ordinateur). Particulièrement pratique pour l'ensemble des parties prenantes, formateurs, apprenants, gestionnaires administratifs, la feuille de présence au format électronique permet de simplifier le processus d'émargement en garantissant notamment une traçabilité des présences et absences à travers le logiciel. Un gage de gestion facilitée de l'ensemble des documents formation dont les données sont centralisées dans notre logiciel et disponibles en GED.

La fonctionnalité émargement en ligne, illimitée et gratuite dans notre logiciel, permet de surcroit de gérer la signature électronique de documents formation. Le processus émargement consiste à mémoriser la signature de chaque stagiaire et son horodatage. Dès qu'il active une session d'émargement, le formateur peut visualiser en temps réel l’état des signatures des apprenants qui peuvent, via leur portail web apprenant, directement apposer une signature attestant de leur présence à travers une fenêtre leur indiquant que la session d'émargement est ouverte. Une fois la séance terminée et les signatures apposées par les stagiaires ou apprenants, le formateur clôt la session et appose lui-même sa signature.

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Feuille de présence dématérialisée : souplesse, gain de temps et sécurité d’utilisation

Particulièrement souple et pratique, l'émargement numérique offre la possibilité de se soustraire aux feuilles d’émargement papier et de bénéficier de la puissance du digital pour améliorer vos process et simplifier leur gestion au quotidien. Exit le papier, une simple connexion internet est requise ! De plus, la feuille de présence au format électronique permet de fiabiliser le stockage de la donnée (exit la version papier de l'émargement qui se perd...) et lui assure une traçabilité pérenne à travers l'écosystème logiciel. 

Il existe plusieurs moyens de signer électroniquement une feuille de présence, selon si la session est réalisée en présentiel ou en distanciel. En fonction de la modalité, le formateur choisit si les apprenants signent à tour de rôle, via un QR code ou encore à distance depuis leur PC par exemple.