Le CHU d'Angers, un centre hospitalier universitaire de renom, est reconnu pour ses formations de qualité destinées aux professionnels de santé. Il se compose de 7 instituts et écoles de formation ainsi que de 3 centres de formation continue certifiés Qualiopi :
Avant l'adoption de YPAREO en 2016, le CHU d'Angers rencontrait des difficultés dans la gestion de ses formations continues :
Le processus d'inscription, de la demande initiale jusqu’à l'enregistrement final, manquait de fluidité, entraînant des retards et des erreurs dans le suivi des inscrits. Aussi, le CHU peinait à différencier les participants internes et externes, compliquant ainsi la gestion des groupes et l’adaptation des contenus de formation en fonction des profils des stagiaires.
La production de documents administratifs (conventions, feuilles d’émargement, attestations de formation) nécessitait des interventions manuelles chronophages, augmentant le risque d’erreurs et ralentissant les processus administratifs.
Le CHU d'Angers recherchait une solution complète et évolutive, capable de s'adapter à leurs besoins spécifiques en matière de gestion de la formation continue.
Le CHU d'Angers a choisi YPAREO pour répondre à ses besoins spécifiques :
La solution tout-en-un s'adapte aux différents profils d'apprenants. Elle permet de différencier les participants internes (hospitaliers) des externes tout en offrant une souplesse dans la gestion et le suivi des inscriptions.
YPAREO centralise la gestion des apprenants, depuis les inscriptions jusqu'à la planification des sessions de formation. L'automatisation de workflows permet un gain de temps tout en réduisant les erreurs de saisie.
La solution facilite la gestion du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ainsi que la certification QUALIOPI en produisant les éléments de preuve requis sans perdre de temps. Grâce à sa multimodalité, elle répond aux besoins divers des organismes de formation tout en offrant une flexibilité optimale dans la mise en œuvre des actions de formation.
"Le choix d'YPAREO a été motivé par la capacité de l'outil à automatiser les processus d'inscription et à gérer efficacement les données des participants, qu'ils soient hospitaliers ou externes. YPAREO permet également l'édition automatique des documents de formation, tels que les conventions, les feuilles d'émargement et les attestations, ce qui simplifie grandement la gestion administrative au quotidien."
Marion Guillet, Assistante de Formation & référente Handicap COFCO | Centre de Formation des Professionnels de Santé (CFPS) CHU d'Angers
En 2016, le CHU fait le choix d'YPAREO lors de la création du centre de formation des professionnels de santé (CFPS). L'instauration d'un plan de formation structuré, avec des sessions bimensuelles personnalisées et animées sur site par un formateur YMAG, a permis de tirer le plein potentiel de l'outil. De plus, un service de hotline composé de 25 experts métiers est dédié à la prise en charge des demandes offrant un accompagnement réactif et personnalisé aux équipes.
L'adoption d'YPAREO a conduit à plusieurs résultats positifs :
Le temps gagné sur le traitement des inscriptions a permis de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
En réduisant les ressaisies de données et en automatisant le stockage des documents de formation via la GED, le CHU a optimisé ses processus administratifs et renforcé l'efficacité opérationnelle de ses équipes.
Les équipes du CHU d'Angers bénéficient d’un accompagnement personnalisé par un formateur YMAG qui les guide dans la maîtrise totale de l'outil. En complément, elles ont un accès 24h/24 à la plateforme LMS d'apprentissage YMAG, enrichie de tutoriels détaillés.
L'implémentation d'YPAREO a marqué un tournant dans la gestion des formations continues au sein du CHU d'Angers, offrant à l’équipe une praticité d’utilisation au quotidien. Personnalisable, l'outil a su s'adapter aux besoins spécifiques du CHU, tout en améliorant l'efficacité et la précision des processus. Aujourd’hui, avec des résultats probants et des utilisateurs satisfaits, le centre hospitalier envisage même d'étendre les fonctionnalités de l'ERP pour inclure le volet CRM et améliorer la prospection.
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