Préparez votre Bilan Pédagogique et Financier 2025

Les oiseaux chantent, les jours rallongent, le printemps approche à grands pas, mais pour les OF-CFA, c’est aussi le début du compte à rebours avant l’ouverture de la campagne 2025 pour la remontée de votre Bilan Pédagogique et Financier !

Êtes-vous prêt à relever ce défi administratif sans y perdre un temps précieux ? Avec les bons outils et des conseils avisés, ce rendez-vous annuel peut devenir une simple formalité.

Pourquoi le BPF est incontournable pour votre organisme ?

Chaque année, tous les organismes de formation (OF) et les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent fournir à la DREETS leur Bilan Pédagogique et Financier. Cette démarche, bien que fastidieuse, est incontournable pour répondre à la législation et asseoir votre crédibilité auprès des partenaires financiers et institutionnels.

Mais, pourquoi la remontée des données de votre activité de formation est-elle obligatoire ?

Voici quelques points clés :

• Le BPF retrace votre activité annuelle. Il alimente les outils d’analyse statistique de l’État pour mesurer l’activité de formation en France.
• La non-transmission de votre BPF avant la date limite, rend votre déclaration d’activité caduque, ce qui vous empêche de poursuivre vos prestations.
• En cas d’appel à projets, de partenariats ou de cofinancements, un BPF est demandé. Il permet de juger de votre niveau d’activité, du public que vous formez et de la fiabilité de votre organisme.

Un constat s’impose

Produire un BPF complet, précis et dans les délais n’est pas seulement une obligation administrative, c’est un gage de pérennité pour votre structure.

Quand et comment transmettre votre Bilan Pédagogique et Financier ?

Un calendrier strict à respecter

Les données que vous devez transmettre concernent votre activité en matière de formation professionnelle au titre de votre dernier exercice comptable clos. Cette année, le BPF doit être rempli en ligne au plus tard le 30 avril 2025.

Où et comment déclarer vos données ?

• Via la plateforme en ligne : Rendez-vous sur l’application Mon Activité Formation.

 Vous n’avez pas de compte ?

• Le manuel en ligne vous montre comment en créer un, pas à pas et les champs du BPF à renseigner 👉  Suivez le guide de saisie du BPF
• Vous pouvez aussi consulter la notice du BPF

Le bon timing selon votre exercice comptable

En fonction des règles comptables de votre organisme, votre dernier exercice clos peut concerner différentes périodes :

• Du 1er janvier au 31 décembre 2024

• Du 1er septembre 2023 au 31 août 2024

• Du 1er mars 2024 au 28 février 2025

💡 Notre conseil

N’attendez pas la dernière minute, anticipez dès maintenant la préparation de vos données, en identifiant les informations-clés et en vous assurant qu’elles sont bien mises à jour.

Les défis spécifiques des OF-CFA pour la remontée du BPF

Être capable de sortir un BPF sincère et sans coquilles, implique 

• Une saisie rigoureuse des données pédagogiques, ventilées selon le type d’activité et le public concerné. Les totaux des différentes zones de saisie doivent correspondre parfaitement.

• Une mise à jour précise des données financières issues des actions de formation réalisées.

• Une distinction claire entre les apprenants formés en propre et ceux formés dans le cadre de la sous-traitance.

Pour un OF-CFA, ces étapes peuvent vite devenir chronophages, surtout en l’absence d’un outil adapté pour centraliser et automatiser les données.

💡 Notre conseil

Plutôt que de consacrer des heures à rechercher les éléments, de multiplier les tableaux et les demandes internes, facilitez-vous la tâche, choisissez un logiciel de gestion qui permet de suivre l’ensemble de votre activité dans une seule interface.

La nécessité de distinguer les formations faites en propre ou dans le cadre de la sous-traitance

Vous vous mélanger les pinceaux entre les typologies de financements ?  Les publics formés ? Les formateurs internes et externes ? La part de votre activité en propre, par rapport à celle sous-traitée ? Les cadres F et G, vous font faire des cauchemars ? 

Il est pourtant nécessaire de bien distinguer :

• « L’origine des produits financiers » liés à votre activité. 
• Les salaires des formateurs internes et les achats de prestation de formation
• La part des apprenants formés pour votre propre compte et ceux formés dans le cadre de la sous-traitance.
  Pour ce dernier point, la distinction est importante que vous soyez le donneur d’ordre ou le sous-traitant. En cas d’erreur ou d’incohérence, le risque de rejet de votre BPF ou d’allers-retours avec la DREETS augmente considérablement.

💡 Notre conseil

Identifiez bien si vous êtes un OF-CFA avec une activité en propre uniquement, un donneur d’ordre, ou un sous-traitant (ou même les deux dans certains cas). En effet, vous n’aurez pas à renseigner les mêmes données dans un cas ou dans l’autre.

• Si vous êtes un OF-CFA réalisant uniquement des formations en propre et que vous ne recourrez pas à la sous-traitance, vous devez remplir le cadre F dans les zones F1-F3-F4.
• Si vous êtes un OF-CFA réalisant des formations en propre et recourrez à la sous-traitance en tant que donneur d’ordre, vous devez remplir toutes les zones du cadre F.
• Si vous êtes un OF-CFA réalisant uniquement de la sous-traitance vous ne remplissez pas le cadre F mais uniquement le cadre G.
• Si vous êtes un OF-CFA réalisant des activités en propre et en sous traitance en tant que sous-traitant, vous devez remplir le cadre F dans les zones F1-F3-F4 et le cadre G pour ce que vous effectuez en tant que sous-traitant.

🎓 Bon à savoir

En France, la sous-traitance en cascade est interdite. Un OF-CFA sous-traitant ne peut pas lui-même faire appel à un autre sous-traitant pour exécuter ses formations.

Les outils pour simplifier vos remontées BPF

Un logiciel de gestion adapté aux besoins des OF-CFA peut transformer la préparation de votre BPF.

Voici les fonctionnalités indispensables :

Centralisation des données

Avec des logiciels de gestion, toutes vos informations (produits financiers, type d’intervenants, apprenants, heures-stagiaires…) peuvent être identifiées par simple requête et sont regroupées dans une seule plateforme.

Fini de jongler entre plusieurs fichiers Excel dispersés !

Automatisation des extractions personnalisées

Pour n’extraire que ce dont vous avez besoin pour votre déclaration.

C’est vous qui choisissez les items à prendre en compte :

• Origine des financements,
• Statut des apprenants,
• Période de référence,
• Spécialités de formation
• …

Fiabilité et gain de temps

Avec un logiciel de gestion, la préparation de votre BPF devient une formalité rapide :

• Fiabilité accrue : Les données saisies dans un logiciel de gestion évitent les risques de déclaration incorrecte ou incomplète.
• Réduction du temps de saisie : Les données sont collectées en une seule requête et leur extraction est largement simplifiée.

Meilleure gestion des ressources

Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, au lieu de perdre du temps à collecter des données via de multiples fichiers : le logiciel de gestion peut le faire à leur place 👍