Les 3 éléments essentiels d'une gestion rigoureuse des NPEC

Enjeu majeur pour les organismes de formation, la gestion des Numéros d'Identification des Prestations de Formation (NPEC) est essentielle pour le financement des contrats d'apprentissage. La gestion des NPEC doit être anticipée et rigoureuse.

Voici quelques bonnes pratiques pour les organismes de formation : 

S’informer régulièrement des mises à jour des NPEC

L’institution France Compétence actualise régulièrement les NPEC en fonction des révisions des niveaux de prise en charge formalisés par décret. Il est essentiel de maintenir une veille active pour rester conforme.

Utiliser un logiciel de gestion dédié

Les organismes de formation bénéficient sur le marché, des logiciels qui automatisent, entre autre, la gestion des NPEC. Ces outils permettent d’intégrer les barèmes des différents financeurs, d’anticiper les coûts et d’ajuster la facturation en conséquence. Un logiciel de gestion qui intègre nativement les NPEC offre également un historique ainsi que des tableaux de bord pour un suivi en temps réel.

Former les équipes administratives à la gestion des NPEC

Les équipes responsables de la gestion administrative et financière des formations se doivent de maîtriser les niveaux de prise en charge et d’établir une veille constante : sans automatisation, cette veille est chronophage. Une bonne compréhension des barèmes permettra de mieux préparer les dossiers de demande de financement et d’éviter des erreurs coûteuses.

Pourquoi les NPEC sont essentiels pour les Directrices et Directeurs de Centre de Formation ?

Les NPEC jouent un rôle fondamental dans la planification stratégique et la rentabilité des formations. Deux raisons expliquent leur importance :

Optimisation des ressources financières

Le respect des NPEC garantit que les coûts de formation seront correctement couverts. Les directeurs doivent ajuster leurs offres de formation pour s’aligner avec les barèmes imposés, afin d’éviter des pertes financières ou des besoins de financement complémentaire.

Conformité aux exigences des financeurs

Chaque financeur impose des plafonds précis en fonction des formations proposées. Le suivi strict des NPEC est essentiel pour garantir que les dossiers de financement soient acceptés et traités rapidement.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion des NPEC ?

Ignorer ou mal interpréter les NPEC peut entraîner des conséquences lourdes pour les organismes de formation. Parmi les principaux risques :

• Sous-financement

  Une mauvaise estimation des coûts par rapport aux NPEC peut entraîner des déficits dans le financement des formations, obligeant les organismes à compenser avec leurs propres fonds.

• Sanctions financières

  En cas de non-respect des NPEC, les organismes peuvent se voir refuser des prises en charge ou engendrer des blocages dans le traitement des dossiers et donc des retards de règlement de la part des financeurs.

• Perte de compétitivité

  Une tarification non alignée sur les NPEC pourrait également rendre les formations proposées inaccessibles pour certains publics ou entreprises, réduisant ainsi la demande.

Les Niveaux de Prise en Charge (NPEC) des contrats d’apprentissage sont un outil essentiel pour la bonne gestion des organismes de formation.

Ils impactent directement la rentabilité, la conformité réglementaire et la compétitivité des offres. Pour les Directrices et Directeurs de centre de formation, la maîtrise des NPEC, combinée à des outils technologiques adaptés et une veille active, est indispensable pour assurer la pérennité et le développement de leurs activités.